Do urzędu gminy trafiają przeróżne pisma, prośby, skargi czy wnioski. Większość z nich to standardy, z którymi przeciętny urzędnik nie ma większych problemów. Pojawiają się jednak takie treści, które przysparzają nie lada problemów. Często pozornie proste zagadnienie staje się wyzwaniem w kontekście proceduralnym.

Do jednego z urzędów gminy wpłynęło (w formie wiadomości email) z pozoru błahe pytanie jednego  z mieszkańców. Ów mieszkaniec, mając na uwadze narastający konflikt z sąsiadem zwrócił się do urzędnika z zapytaniem czy w świetle obowiązującego w tej gminie regulaminu utrzymania porządku oraz ustawy o utrzymaniu porządku i czystości w gminach, dozwolone jest spalanie pędów usuniętych roślin. Odpowiedź merytoryczna nie nastręczała problemów, wątpliwości jednak pojawiły się w momencie zakwalifikowania otrzymanej wiadomości email pod względem proceduralnym.

Otrzymanej wiadomości raczej nie zakwalifikujemy do kategorii skarg i wniosków, o których mowa w Dziale VIII kpa, trudno też byłoby uznać, że ta wiadomość stanowi podanie – sposób wszczęcia postępowania administracyjnego. Treść wiadomości generalnie nie budzi wątpliwości – dlatego wydaje się, że odpada również potrzeba jej doprecyzowania. Organ samodzielnie winien odpowiednio zakwalifikować wiadomość ze względu na jej treść. Niestety nie jest to łatwy zabieg, kodeks postępowania administracyjnego ogranicza się w istocie do w/w kategorii.

A skoro zagadnienie nie jest takie oczywiste, warto sięgnąć do zasad ogólnych, którymi kierują się organy w swoim codziennym działaniu. W kontekście powyższego warto wziąć pod lupę zasadę udzielania informacji, o której mowa w art. 9 kpa.

Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Co do zakresu stosowania powyższego obowiązku udzielania informacji można spotkać różne opinie. Wydaje się, że dominujące jest stanowisko, iż powyższy obowiązek ogranicza się do ram czasowych toczącego się postępowania administracyjnego. Zwolennicy takiego stanowiska powołują się przede wszystkim na odniesienia się w komentowanym przepisie do postępowania administracyjnego. Wskazuje się, że zasada informowania, wynikająca z art. 9 KPA, jest ściśle związana z konkretnym, toczącym się już postępowaniem administracyjnym. Uaktywnia się z chwilą wszczęcia takiego postępowania – niezależnie od tego czy jest ono wszczynane na wniosek czy z urzędu (wyr. WSA w Warszawie z 31.8.2017 r., V SA/Wa 2519/16, Legalis). Nie można zatem wywieść naruszenia art. 9 KPA przez organ, który nie prowadzi jeszcze postępowania i w odniesieniu do sytuacji prawnej podmiotu, który nie jest jeszcze stroną lub uczestnikiem toczącego się postępowania (wyr. NSA z 20.11.2012 r., II OSK 1301/11, Legalis; wyr. WSA w Rzeszowie z 10.7.2014 r., II SA/Rz 563/14, Legalis).

Spotkamy również stanowisko opowiadające się za stosowaniem komentowanej zasady w szerszym aspekcie czasowym. W jednym wyroków WSA w Krakowie uznał, iż zasada informowania nie obowiązuje wyłącznie na gruncie proceduralnym, czyli nie przejawia się w realizacji obowiązku poinformowania o prawach i obowiązkach aktualnego postępowania, ale dotyczy także potencjalnego postępowania administracyjnego (tak: wyrok WSA w Krakowie, sygn. akt: III SA/Kr 109/19 za: H. Knysiak Molczyk KPA, Komentarz do art. 9 KPA, WK 2015). Podobnie wypowiedział się również jeden ze składów Naczelnego Sądu Administracyjnego cyt.: „pomimo, iż przyjętego w art. 9 KPA obowiązku informowania nie należy rozumieć jako absolutnego obowiązku informacyjnej aktywności organów administracji we wszelkich kontaktach z obywatelem, to jednak nie można ograniczać tego zakazu wyłącznie do toczącego się postępowania, jeśli charakter danej regulacji nie tylko usprawiedliwia, ale wymaga takiego działania” (wyrok NSA z dnia 17 kwietnia 2012 r. II GSK 1319/11). W świetle powyższego oraz wobec braku możliwości powołania się na zasadę ignorantia iuris nocet, można byłoby uznać, że przedmiotowe zapytanie skierowane do gminy dotyczyć może przyszłego potencjalnego postępowania administracyjnego – w zakresie złamania regulaminu. Powyższe postrzeżenie prowadziłyby do stwierdzenia, że należałoby udzielić informacji autorowi wiadomości email. Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że zasada informowania nie ma charakteru absolutnego. Obowiązki informacyjne ciążące na organie administracji nie mogą być utożsamiane z obowiązkiem świadczenia pomocy prawnej, udzielania porad prawnych bądź instruowania stron o wyborze optymalnego sposobu postępowania (tak m.in.: wyrok NSA z 8.01.2014 r., II GSK 1507/12, LEX nr 1457647; wyrok NSA z 5.07.2018 r., I OSK 2217/16, LEX nr 2538974; wyrok NSA z 16.01.2019 r., II GSK 1890/18, LEX nr 2626643; wyrok NSA z 9.07.2020 r., I OSK 27/20, LEX nr 3058560; wyrok NSA z 27.07.2020 r., II OSK 511/20, LEX nr 3064462). Zauważa się również, że nawet jeżeli przyjąć, iż obowiązek informowania nie ogranicza się do toczącego się postępowania, to jednak pozostawać powinien w związku z konkretnym postępowaniem – toczącym się lub którego wszczęcie określony podmiot rozważa lub zakończonym. Spotkamy się zatem z głosami, że zasada z art. 9 kpa nie powinna odnosić się do wszelkich potencjalnie mogących się toczyć postępowań administracyjnych (tak: H. Knysiak-Molczyk, Granice prawa do informacji w postępowaniu administracyjnym i sądowo administracyjnym, Warszawa 2013). W niniejszej sprawie, trudno byłoby mówić o planowanym wszczęciu postępowania, w zasadzie mieszkaniec pyta o treść/wykładnię obowiązujących przepisów. A zatem, w jednej strony można uznać, że organ nie powinien wchodzić w rolę prawnika, z drugiej strony można też bronić argumentacji, że jednak można mówić o potencjalnym postępowaniu, a udzielenie informacji może wpłynąć na jego unikniecie (tym bardziej, że pomiędzy sąsiadami istnieje konflikt). Wobec takich wniosków należałoby chyba stwierdzić, że właściwie udzielenie informacji w dużej mierze będzie zależeć od postawy danego urzędnika. Można bowiem bronić różnych reakcji wobec zapytania, o którym mowa na wstępie.