Zgodnie z zapowiedzią ministra Marka Zagórskiego, sekretarza Stanu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, jeszcze w tym roku ma zostać wdrożony system ułatwiający zdalną pracę urzędników i ich kontakt z obywatelami. Pod nazwą SZPoN kryje się System Zdalnej Pracy oraz Nauki, który ma być gotowy już we wrześniu tego roku. W ocenie rządu taki system jest szczególnie potrzebny e-administracji, a jego wprowadzenie pozwoli na to, by każdy urząd w Polsce korzystał z tego samego oprogramowania.

Czy SZPoN może stanowić konkurencję dla Zooma czy Microsoft Teams?

W serwisie gov.pl możemy przeczytać, że SZPoN ma zastąpić obecnie dostępne na rynku rozwiązania komercyjne, które umożliwiają wymianę plików, wiadomości i wideorozmowy właśnie, a zatem m.in. Zoom czy Microsoft Teams. Z założenia SZPoN ma być platformą darmową i ma za zadanie usprawnić pracę w urzędach. Jednym z celów jest usprawnienie komunikacji między urzędnikami i obywatelami oraz skrócenie kolejek w placówkach istotnych dla działania państwa. Możliwe, że będzie chodziło o ustalenie terminu wizyty polegającej na wideokonferencji z oddelegowanym do sprawy urzędnikiem.

Jak wskazuje Minister Marek Zagórski : „Budujemy rozwiązanie, którego nie ma. Braki niezbędnych do prawidłowej pracy urzędników aplikacji informatycznych są doraźnie wypełniane komercyjnymi rozwiązaniami, które generują m.in. dodatkowe koszty. Z naszego rozwiązania każdy urząd będzie mógł korzystać bezpłatnie.”

Jak będzie działał SZPoN?

SZPoN jako narzędzie przeznaczone dla urzędów oraz obywateli ma zapewniać połączenia wideo wewnątrz i na zewnątrz organizacji – zaproszenia do nich mają być dystrybuowane m. in. za pomocą wiadomości e-mail. Ponadto, możliwe będzie skorzystanie z modułu do współdzielenia dokumentów, budowania list zadań oraz przydzielania ich konkretnym osobom. SZPoN pozwoli także na tworzenie list „to-do” oraz integrowanie ich z kalendarzem. Ciekawe jest to, że mamy tu więc inspirację Trello / Asaną oraz integracją ich danych z wewnętrznymi kalendarzami lub Kalendarzem Google.

Ogół obywateli skorzysta natomiast z modułu umożliwiającego umawianie spotkań z urzędnikiem w celu omówienia konkretnej sprawy. Chodzi o tzw. wideo-wizytę w urzędzie, której zapis w formie pliku wideo będzie mógł być włączany do akt sprawy. Co więcej, za pomocą SZPoN, zarówno obywatele jak i urzędnicy będą mogli uczestniczyć w szkoleniach online.

Drugi moduł SZPoN przeznaczony do zdalnej nauki

Wiceminister Małgorzata Jarosińska-Jedynak wskazała, że drugi moduł systemu będzie przeznaczony dla szkół i nauczycieli do zdalnej nauki. Umożliwi przykładowo przeprowadzenie egzaminów próbnych online, tworzenie i edytowanie kursów, albo prowadzenie lekcji na żywo.

Przykładowe funkcjonalności SZPoN w zakresie modułu zdalnej nauki:

• narzędzie do tworzenia i edycji kursów,
• rejestracja automatyczna (na podstawie danych użytkownika),
• komunikacja na żywo,
• grywalizacja,
• planowanie wydarzeń LIVE,
• system tworzenia i edycji ankiet,
• system tworzenia i edycji testów.

SZPoN ma być integrowany z innymi planowanymi systemami, jak i istniejącymi już usługami cyfrowymi polskiej administracji. Zapewne chodzi m. in. o Profil Zaufany, platformy urzędów i być może o serwisy związane z ochroną zdrowia.

„E-administracja to wygoda, poprawa jakości usług i zwiększenie dostępu do informacji publicznej”

Jak wskazała wiceszefowa Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej Małgorzata Jarosińska-Jedynak, według danych GUS jeszcze przed wybuchem pandemii z usług e-administracji korzystało ok. 40 proc. Polaków. Jej zdaniem obecnie odsetek ten jest jeszcze wyższy.„ E-administracja to wygoda, poprawa jakości usług i zwiększenie dostępu do informacji publicznej” – podkreśliła. Według niej uruchomienie systemu SZPoN przyczyni się do zmniejszenia kolejek w urzędach i usprawni obustronną komunikację pomiędzy obywatelami a administracją.

SZPoN, o ile będzie działać sprawnie – z pewnością będzie wielką pomocą dla urzędników oraz obywateli. Powstaje tylko pytanie czy utworzenie oraz utrzymywanie nowego systemu nie będzie droższe niż outsourcing na zasadzie wykorzystania innych platform wymiany informacji. Wydaje się, że kluczowe była tu kwestia integracji z systemami administracji państwowej. Pomysł wydaje się ciekawy, a jak będzie funkcjonował w praktyce – zobaczymy.