Początek roku 2021 nie oszczędza jednostek samorządu terytorialnego – nie tylko bowiem powitała nas nowa „zamówieniowa” rzeczywistość, lecz również nieubłaganie zbliża się termin wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych w sektorze finansów publicznych. Z PPK w sektorze finansów publicznych powinny nam się kojarzyć trzy daty:

• 26 luty 2021r. – termin na porozumienie ze stroną społeczną
• 26 marca 2021r. – termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK
• 10 kwietnia 2021r.  – termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Przygotowanie się do wdrożenia PPK w jednostkach samorządu terytorialnego wiąże się z koniecznością podjęcia szeregu działań, a także z licznymi wątpliwościami natury praktycznej, jak to przy wszystkich „nowościach” prawodawczych bywa. Praktyka samorządowa wskazuje, że jednym z głównych zagadnień nastręczającym trudności jest kwestia szacowania wartości zamówień na zarządzanie i prowadzenie PPK w sytuacji, gdy wyboru instytucji finansowej dokonuje organ wykonawczy jst w imieniu podmiotów zatrudniających będących jednostkami organizacyjnymi w oparciu o art. 7 ust. 4a ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. W ocenie autora z uwagi na to, że przepis  art. 7 ust. 4a ustawy o PPK poza przyznaniem legitymacji do udzielenia w imieniu jednostek organizacyjnych zamówienia nie odnosi się do kwestii szacowania zamówień, należy sięgnąć do przepisów nowej PZP.

I tak, zgodnie  z art. 33 PZP w przypadku zamówień dla jednostek organizacyjnych szacowanie wartości zamówienia odbywa  się zasadniczo łącznie dla wszystkich jednostek organizacyjnych.

Wyjątkiem od powyższej reguły jest sytuacja, w której jednostka organizacyjna:

• posiada samodzielność finansową
• udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością,

wówczas  wartość udzielanego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne tego zamawiającego posiadające samodzielność finansową.

Ponadto, stosownie do dyspozycji art. 38 ust. 1 PZP, zamawiający mogą zdecydować, iż przygotują lub przeprowadzą postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie. W takim przypadku szacunkowa wartość zamówienia powinna zostać ustalona łącznie i obejmować swym zakresem wartość zamówień udzielanych przez wszystkich zamawiających działających wspólnie.

Jednocześnie reguła łącznego szacowania potrzeb instytucji zamawiających obejmować będzie co do zasady również zamówienia udzielane w związku udzielaniem zamówień przez zamawiającego wyznaczonego (art. 41 PZP).

Należy również zauważyć, iż przepisy nowej ustawy Pzp, stosownie do treści art. 37 ust. 2 i 3 ustawy, uprawniają zamawiającego do powierzenia przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej. W takim przypadku podmioty wykonujące czynności w postępowaniu działają jako pełnomocnicy zamawiającego.

Przekładając powyższe przepisy PZP na grunt PPK – w ocenie autora szacowania wartości zamówień na zarządzanie i prowadzenie PPK w przypadku udzielania zamówień na podstawie art. 7 ust. 4a ustawy o PPK zasadniczo dokonuje się łącznie.

Wątpliwości co do sposobu szacowania wartości zamówienia nie powstają w stosunku do jednostek nieposiadających samodzielności finansowej – w tym wypadku wartość zamówienia będzie szacowana łącznie. Problematyczna jest natomiast kwestia jednostek organizacyjnych, które w świetle PZP są samodzielnym zamawiającym (np. szkoły). Zasadniczo, szacowanie wartości zamówienia następuje dla każdego samodzielnego zamawiającego osobno. Natomiast jeżeli zamówienie o zarządzenie i prowadzenie PPK ma być udzielone na obsługę wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy to zdaje się, że  wartość zamówienia powinna być szacowana łącznie.

Można bowiem wyobrazić sobie trzy warianty udzielania zamówienia na zarządzanie i prowadzenie PPK:

1. w ramach jednego postępowania zamówienie jest udzielane na obsługę Urzędu Gminy, w tym jednostek organizacyjnych niebędących samodzielnym zamawiającym oraz jednostek organizacyjnych będących samodzielnym zamawiającym,
2. w ramach jednego postępowania zamówienie jest udzielane na obsługę Urzędu Gminy i  jednostek organizacyjnych niebędących samodzielnym zamawiającym oraz w ramach drugiego postępowania zamówienie jest udzielane dla jednostek organizacyjnych będących samodzielnym zamawiającym,
3. w ramach jednego postępowania zamówienie jest udzielane na obsługę samego Urzędu Gminy oraz w ramach drugiego postępowania zamówienie jest udzielane dla jednostek organizacyjnych niebędących samodzielnym zamawiającym i  jednostek organizacyjnych będących samodzielnym zamawiającym.

Zarówno w wariancie 1). i 3). wartość zamówienia powinna zostać oszacowana łącznie przy uwzględnieniu kosztów związanych z zarządzaniem i prowadzeniem PPK dla Gminy, jednostek organizacyjnych niebędących samodzielnym zamawiającym i  jednostek organizacyjnych będących samodzielnym zamawiającym.

Jeżeli chodzi  o wariant 2). to szacowanie wartości zamówienia powinno być przeprowadzone osobno dla postępowania na obsługę Gminy i  jednostek organizacyjnych niebędących samodzielnym zamawiającym( gdzie zgodnie z art. 33 ust. 1 PZP sumujemy koszty zarządzania i prowadzenia PPK) oraz osobno dla drugiego postępowania, gdzie należałoby zsumować łączną wartość zamówień dla poszczególnych samodzielnych zamawiających.

Innymi słowy, sposób szacowania wartości zamówienia uzależniony jest od przyjętego modelu postępowania. Przy czym wydaje się, że w przypadku udzielania zamówienia dla wszystkich jednostek organizacyjnych w ramach jednego postępowania – a zdaje się, że art. 7 ust. 4a ustawy o PPK zakłada właśnie prowadzenie jednego postępowania celem obniżenia koszów – niezależnie od przyjętej konstrukcji postępowania (tj. czy organ wykonawczy udziela zamówienia w imieniu wszystkich jednostek czy część tylko reprezentuje), zasadnym będzie łączne szacowanie zamówienia.

A jak powyższa kwestia zostanie rozstrzygnięta w praktyce i orzecznictwie przekonamy się dopiero za jakiś czas.