Wraz z nowym, 2021 rokiem powitała nas nowa rzeczywistość „zamówieniowa”. Otóż, pomimo postulatów o przesunięcie wejścia w życie nowego porządku prawnego w zakresie zamówień publicznych i niepewności w tym zakresie do ostatnich grudniowych dni, dnia 1 stycznia 2020 r. weszła w życie długo oczekiwana ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa pzp). W nowej, kompleksowej (a właściwie to czy taki przymiotnik jest właściwy dla jej określenia pokaże przyszłość…) regulacji zamówień publicznych pojawił się nieznany dotąd tryb: tryb podstawowy.

Ustawodawca postanowił, że od 2021 r. standardowym trybem udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej progów unijnych będzie właśnie TRYB PODSTAWOWY. Dlaczego nazywamy ten tryb standardowym? Przede wszystkim z tego powodu, że ustawodawca nie wskazał żadnych warunków, przesłanek, jakie zamawiający miałby spełnić, aby móc go zastosować.

Na wstępnie należy wskazać, że regulacje dotyczące zamówień poniżej progów unijnych znajdziemy w Dziale III Postępowanie o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne. Niestety, wbrew pierwotnym założeniom ustawodawcy i dążeniu do najlepszej realizacji zasady przejrzystości, nie zdołał on zaproponować pełnej, niezależnej regulacji w zakresie postępowań poniżej progów unijnych. W rezultacie stosując tryb podstawowy musimy w dużej mierze posiłkować się regulacjami ujętymi w Dziale II ustawy pzp, który poświęcony jest postępowaniom o udzielenie zamówienia powyżej progów unijnych (zob. art. 266 ustawy pzp).

Tryb podstawowy ustawodawca nam „zaserwował” w trzech odsłonach. Art. 275 ustawy pzp wskazuje na następujące „warianty” trybu podstawowego:

Istotne, że ustawodawca nie ogranicza zamawiającego, co do wyboru wariantu, to z jakiej odsłony trybu podstawowego zdecyduje się skorzystać zamawiający zależy tylko od niego!

Poniżej garść informacji charakterystycznych dla każdego z wariantów:

Wariant I  – bez negocjacji

– zamawiający sporządza SWZ

– zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą bez przeprowadzenia negocjacji

– można powiedzieć, że jest odzwierciedleniem dotychczasowego przetargu nieograniczonego

Wariant II – negocjacje opcjonalne

– zamawiający sporządza SWZ

– wobec możliwości przeprowadzenia negocjacji mogą w istocie zaistnieć dwa różne scenariusze:

• wybór oferty bez przeprowadzenia negocjacji (tak jak w Wariancie I) – zamawiający z różnych przyczyn może zrezygnować z negocjacji (atrakcyjność ofert, brak czasu itp.) albo:
• przeprowadzenie negocjacji -> składanie ofert dodatkowych -> wybór oferty najkorzystniejszej

– negocjacje:

• zaproszenie do negocjacji zawiera: miejsce, termin, sposób prowadzenia negocjacji oraz kryteria oceny ofert, w ramach których prowadzone będą negocjacje  
• nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ
• dotyczą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert (np. ceny, terminu gwarancji)
• zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji
• co do zasady poufne
• równe traktowanie wykonawców

– oferta dodatkowa:

• nowe propozycje w zakresie kryteriów oceny ofert
• nie może być mniej korzystna niż pierwotna, w przeciwnym wypadku podlega odrzuceniu
• termin złożenia: 5 dni

Wariant III – negocjacje obowiązkowe

– Zamawiający sporządza Opis potrzeb i wymagań, a SWZ dopiero po negocjacjach

– negocjacje obligatoryjne:

• nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji  opisanych w OPiW
• mogą dotyczyć warunków zamówienia, w celu podniesienia jego efektywności
• prowadzone są do czasu doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków podlegających negocjacjom
• zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji
• co do zasady poufne
• równe traktowanie wykonawców

– po zakończeniu negocjacji:

• zamawiający sporządza SWZ
• doprecyzowanie/uzupełnienie opisu potrzeb i wymagań w zakresie przeprowadzonych negocjacji
• nie może zmieniać minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji oraz istotnych elementów treści ogłoszenia o zamówieniu
• zaprasza do składania ofert ostatecznych

– oferty ostateczne:

• wykonawca sporządza w oparciu o wymogi określone przez Zamawiającego w SWZ
• termin: 5 dni (dostawy, usługi) 10 dni (roboty budowlane)

Powyższy opis wariantów trybu podstawowego, a właściwie „ściąga”, oczywiście nie wyczerpuje pełnej, ustawowej regulacji. Z pewnością, zamawiający stanie przed wieloma pytaniami w fazie przygotowywania postępowania w trybie podstawowym, w szczególności, jeżeli chodzi o wariant II i III. Tak jak już wyżej wspomniałam, dobra wiadomość jest taka, że przy wyborze wariantu I zamawiający z dużym powodzeniem może korzystać z dotychczasowego doświadczenia zdobytego przy udzielaniu zamówień w trybie przetargu nieograniczonego.

W trybie podstawowym generalnie ustawodawca zachęca do prowadzenia negocjacji, ale czy zamawiający przekonają się do takiego elastyczniejszego prowadzenia postępowania? W praktyce korzystanie z negocjacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia jest znikome… Otóż faktycznie, w dotychczasowej rzeczywistości, zamawiający praktycznie nie korzystali z negocjacyjnych trybów udzielania zamówień – według stanu na dzień 30 listopada 2020 r. ponad 90% zamówień ogłaszanych w Biuletynie Zamówień Publicznych udzielono w trybie przetargu nieograniczonego (zob.: https://www.uzp.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0026/44981/BZP2020.11..pdf).

Z pewnością ustawodawca proponując zamawiającym negocjacyjne odsłony trybu podstawowego – jako standardu dla zamówień poniżej progów unijnych dąży do zachęcenia zamawiających do bardziej elastycznych form udzielania zamówień. Zapewnia dostęp do narzędzi, które sprzyjają dialogowi z wykonawcami w celu pozyskania jak najlepszych efektów dla konkretnego zamówienia – tylko czy zamawiający dadzą szansę tym nowym rozwiązaniom? Wydaje się, że zamawiający niewiele straciłby testując nowe rozwiązania, a nuż okażą się trafne!